DOKUMENTASJON
Retningslinjer for dokumentasjon i straffegjennomføringen
Dokumenter og merknader i straffegjennomføring U18-sakene
All korrespondanse og utvikling i saken skal dokumenteres slik at saken er komplett og etterprøvbar. Det er et krav at dokumentasjon registreres fortløpende og at saken til enhver tid er a jour. Konfliktrådets arbeid skal kunne etterprøves og da er god dokumentasjon viktig. Dette er med å sikre ungdommens rettsikkerhet. Det må alltid framgå av journalen hvem som er kilden for opplysningene som blir gitt. Hvis vurderinger journalføres i saken skal det tydelig gå fram hvem sine vurderinger dette er.
Sentrale dokumenter som skal ligge i mappen:
PUM hvis dette foreligger eventuelt annet kartleggingsdokument
Dokumentasjon av drøftinger i KOG
Samtykke til deling av opplysninger i konfliktrådets koordineringsgruppe
Samtykke til ungdomsstraff og ungdomsoppfølgning
Påtegningsark
Dom med domsavsigelse / påtaleavgjørelse
Vurderinger knyttet til utsatt gjennomføring jf. konfl. § 30, samt beslutning om utsettelse eller avslag på domfeltes ønske om utsettelse
Ungdomsplan og evt. reviderte utgaver av ungdomsplanen
Referat fra møter i oppfølgingsteam (OT). Det skal alltid føres referat fra disse møtene.
Innkallinger til samtlige deltakere i OT-møter og ungdomsstormøter samt svar på om man stiller eller ikke.
Feriesøknader med evt. innvilgelse og avslag.
Korrespondanse med krimomsorg og påtalemyndighet vedrørende saksgang og bruddhåndtering
Vurderinger og opplysninger fra øvrige etater (for eksempel barnevernet)
Henvisning til urinprøve / spesialist ol.
Dokumentasjon etter ruskontroller / tester etc.
Resultat av urinprøver etc.
All øvrig kommunikasjon med samarbeidspartnere, både skriftlige og muntlige.
UK’ens egne vurderinger i forkant av brudd
Skriftliggjøring av muntlig advarsel ved brudd
Innkallinger til bruddsamtaler og tilhørende referat
Skriftlig dokumentasjon på stans i straffegjennomføringen med skriftlig varsel til ungdommen
Sms’er som har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling skal journalføres i saken. Skjermbilde av sms’en videresendes til outlook og registreres som journalpost i saken. Tidspunkt og dato må være med.
Eventuell korrespondanse, i anledning saken, på sosiale medier skal også journalføres med skjermbilde
Eventuell korrespondanse, i anledning saken, på sosiale medier skal også journalføres med skjermbilde.
Andre dokumenter som er viktige i saken
Merknader
Under fanen merknader i ePhorte føres merknader for å dokumentere det som ikke journalføres og annet som er viktig for å synliggjøre alle trinn i saken. Ved for eksempel brudd i en sak er det viktig med god dokumentasjon. Se Brukerveiledning for Straffegjennomføring for å gjøre om merknader til logg-dokument i saken. Vær oppmerksom på at partene kan ha innsyn også i merknadsfeltet.
Eksempler på hva som føres her:
Muntlige påminnelser
Muntlige avtaler
Muntlige advarsler
Telefonkontakt
Vedkommende har ikke møtt
Har prøvd å få tak i vedkommende ol.
Muntlige redegjørelser og vurderinger fra øvrige instanser og OT-medlemmer